Os contribuintes possuem obrigações perante o Fisco não só em relação aos próprios tributos como aos tributos devidos por terceiros. Isso se dá porque ele pode ser o contribuinte de fato ou apenas o responsável pelo recolhimento dos tributos de terceiros. Um exemplo é a retenção de tributos por parte de pessoas jurídicas que contratam outras pessoas jurídicas para prestarem serviços.

As retenções podem ser em relação ao PIS, COFINS, CSLL, IRRF, ISSQN e INSS. Como se trata de retenção de terceiros, estes valores serão deduzidos dos valores a pagar ao prestador de serviços. Ou seja, ele emite uma nota fiscal, informa a retenção dos tributos e o tomador dos serviços deverá efetuar o pagamento do serviço contratado pelo valor líquido e recolher os tributos em guia e códigos próprios.

O que causa muita confusão entre as pessoas é quando efetuar a retenção, quais são os fatos geradores, quanto deverá ser retido, quem deverá reter o tributo e em qual local. Para que estas respostas estejam corretas, é necessário que o contribuinte esteja bem fundamentado na legislação tributária diminuindo as contingências fiscais. O descumprimento de obrigação acessória pode acarretar em autuações fiscais, além do recolhimento com multas e juros dos valores devidos.

Por isso, segue abaixo um passo-a-passo para que a empresa tenha segurança no que está fazendo.

1º Passo: A classificação da operação na nota fiscal determinará a obrigatoriedade da retenção. Portanto, deverá ser verificado se a descrição do serviço é compatível com o código do serviço. Caso as informações sejam diferentes, o contrato deverá ser verificado para saber exatamente qual foi o serviço contratado. O ideal é que a nota fiscal seja substituída de forma que a descrição do serviço e o código sejam os mesmos. Notas fiscais são obrigações acessórias e não devem ser recepcionadas se apresentarem informações erradas e/ou incompletas.

2º Passo: Quando a nota fiscal for preenchida corretamente, o segundo passo será verificar se sobre aquela atividade há a retenção de tributos. Também deverá ser verificado qual tributo.

3º Passo: Não é porque um contribuinte não tem retenção de IRRF que ele não terá retenção de PIS, COFINS e CSLL, por exemplo. Portanto, precisa ficar muito claro que cada tributo possui legislação e procedimentos próprios e que não se devem utilizar analogias. É preciso conhecer a legislação de cada tributo e sempre buscar informações nas fontes primárias, ou seja, nos sites governamentais. Os demais sites nem sempre possuem o compromisso de atualizar as informações e a legislação pode ter sido alterada, revogada e causar erros nas interpretações do que deverá ser feito.

4º Passo: Após saber o que reter de tributos, a empresa deverá saber quando, quem é obrigada, quanto e o qual local do recolhimento da retenção.

5º Passo: Um destaque é saber se o tributo será retido em nome da empresa prestadora de serviços ou da fonte pagadora. O INSS, por exemplo, é retido pela fonte pagadora, mas a guia de GPS está em nome e CNPJ da prestadora de serviços.

6º Passo: É necessário conhecer as declarações acessórias que envolvem retenção de tributos e quais informações são solicitadas no preenchimento.

7º Passo: Todos os procedimentos anteriores deverão ser verificados e os processos revisados de forma que as informações sejam coerentes em todas as etapas evitando retrabalho e fiscalizações.

Para saber mais sobre este tema, busque sempre informações atualizadas e confiáveis. A gestão tributária de uma empresa não envolve apenas a gestão dos seus próprios tributos, mas também dos tributos de terceiros em que ela é responsável pelo recolhimento.