A primeira fase do planejamento tributário pode ser chamada de estratégica, sendo a sua segunda fase chamada de operacional (veja artigos anteriores sobre cada uma delas). Por fim, chega-se a sua terceira fase, a fase operacional. Neste ponto, já foram definidas as estratégias pela diretoria e sócios, o nível tático informou se é possível a realização destas metas e o staff começa, então, a executar todo o planejamento realizado pelos dois níveis anteriores.

O primeiro erro do planejamento operacional é não considerar as particularidades de cada profissional da equipe. Esta equipe não deve ser formada apenas por contadores ou advogados. É muito importante que o olhar de outras áreas seja considerado, pois a contabilidade nada mais é do que uma ferramenta de gestão. A contabilidade fornece informações econômico-financeiras para a tomada de decisões e nem sempre as pessoas que tomam decisões são técnicas na área contábil.

Desta forma, seguem alguns pontos a serem considerados:

Comunicação: É extremamente necessário que todos entendam qual é a sua função no projeto. Muitas pessoas conhecem o cargo que ocupam, mas não sabem exatamente quais são suas funções. Então é preciso informar o que se espera dela, qual o projeto a ser desenvolvido e os prazos a serem respeitados. Sem uma boa comunicação a conexão se torna inviável e pode comprometer qualquer processo estabelecido.

Treinamento constante: As empresas, em sua maioria, ainda não acreditam na manutenção preventiva. Esperam que o fato ocorra e que os funcionários apaguem o incêndio enquanto lidam com as demandas cotidianas do trabalho. O treinamento e a capacitação da mão de obra podem identificar antecipadamente problemas e evitar que após decisões tomadas e processos em andamento as empresas precisem revisar os projetos desde o início. Com o treinamento é possível que haja troca de ideias e aumento do conhecimento. Além disso, a equipe deverá conhecer as operações da empresa para verificar quais as legislações irão impacta-la e como funcionam na prática.

Sistema fiscal: Novamente a maioria das empresas calculam seus tributos em planilhas eletrônicas e não usam metade dos recursos que o sistema fiscal oferece. A empresa precisa reforçar a necessidade de que o sistema deve ser usado em sua integralidade sendo uma ferramenta de auxílio, além de diminuir as margens de erro. Dois fatos são mais comuns: o primeiro é que o sistema não atende às necessidades da empresa, sendo complementado com recursos paralelos e o segundo é a falta de tempo para a configuração e parametrização do sistema. O tempo gasto será grande sim, mas a economia de tempo posterior seguramente justifica este investimento.

Interação com outros setores: Todas as informações da empresa ou grande parte dela, desaguam na contabilidade de alguma forma. Portanto, é fundamental que a equipe operacional auxilie as outras áreas informando como devem ser os procedimentos a serem realizados, para que o processo seja bem-sucedido desde o início e a equipe operacional da contabilidade não tenha que apagar incêndios corrigindo erros que poderiam ser evitados. O diálogo é fundamental para o bom andamento dos processos. A equipe, no entanto, deverá lembrar sempre que nas outras áreas os profissionais não são contadores e a comunicação precisa ser clara e objetiva.

Estes são alguns pontos gerais a serem considerados no planejamento tributário estratégico, tático e operacional. Os tributaristas deverão considerar cada empresa como um organismo vivo e único. Com isso, o planejamento será personalizado e com mais chances de ser eficiente.